ChatGPTで議事録を作る方法｜会議メモから決定事項・未決事項・次の行動を整理する

ChatGPTに会議メモを貼り付けると、決定事項・未決事項・次の行動に分けた議事録の下書きを作れます。ただし、出力をそのまま確定版として提出せず、必ず元メモと照合してください。

ChatGPTに任せるのは、雑多なメモの並べ替えや文章の整形です。本当に決まったか、担当者や期限が正しいか、重要な条件が抜けていないかを判断するのは人です。この記事では、手元に会議メモがある状態から、下書きの誤った追加・欠落・断定を直し、共有できる議事録にするまでを一つの架空例で説明します。

完成例｜会議メモを議事録へ整理する流れ

今回の流れは次の6段階です。

1. 手元の会議メモを用意する。
2. 入力してよい情報か、組織のルールと利用環境を確認する。
3. 会議メモと短い指示をChatGPTへ貼り付ける。
4. 決定事項・未決事項・次の行動に分けた下書きを作る。
5. 下書きを元メモと一項目ずつ照合する。
6. 誤った追加、欠落、強すぎる断定を直して完成させる。

会議メモ → ChatGPTへ入力 → 下書き → 元メモ照合 → 修正 → 完成議事録という順です。この記事では録音や文字起こしから始めません。すでに手元にあるテキストメモを使います。

OpenAIの公式案内でも、ChatGPTには情報と指示、必要な出力形式を伝え、できた結果の数字・名前・日付・主張、欠落や根拠のない仮定を確認するよう案内しています。対応環境では文書などを添付して要約・比較・整理することもできますが、機能はプラン、プラットフォーム、地域、提供状況、ワークスペース設定などで異なり得ます。本記事の基本例は、環境差の少ないテキスト貼り付けです。

今回使う架空の会議メモ

以下は、社内の新しい備品購入申請フローの導入準備会議を想定した完全な架空例です。人物、会社、案件とは無関係です。

参加者は、田中さん（総務）、佐藤さん（現場担当）、鈴木さん（システム担当）です。会議の目的は、新しい申請システムへ切り替える前に、開始日・利用手順・未決事項・担当作業を整理することです。

9/28 申請フロー打合せ

田中：
新システムは10/15から使いたい。
今のExcel申請は10/14分まで。
操作説明を事前に出したい。

佐藤：
現場は10/15開始でたぶん大丈夫。
ただ出張者が多い週なので、周知は早めがいい。
マニュアルは10/8くらいまでに欲しい。

鈴木：
基本画面はできている。
スマホ対応は確認中。
CSV出力は今回の開始には間に合わないかもしれない。
CSVがなくても申請自体は可能。

→ 10/15開始で進める。
→ 今のExcel申請は10/14分まで。
→ マニュアル：田中、10/8まで。
→ 操作確認：佐藤、10/10まで。
→ スマホ対応可否：鈴木が10/5までに確認。
→ CSV出力は開始条件にはしない。
→ CSVの対応時期は未決。

このメモでは、新システムの開始日、Excel申請の終了範囲、CSV出力を開始条件にしないことは決まっています。一方、スマートフォン対応の可否とCSV出力の対応時期は決まっていません。この差を崩さないことが、下書き確認の中心です。

ChatGPTへ入力するプロンプト

ChatGPTの入力欄へ、次のプロンプトと会議メモを一緒に貼り付けます。長い万能プロンプトにせず、追加してはいけないことと出力項目を明確にします。

以下の会議メモを議事録の下書きに整理してください。

ルール：
・メモに書かれていない事実を追加しない
・推測で補完しない
・決定事項、未決事項、次の行動を分ける
・次の行動は担当者と期限を明記する
・担当者または期限が不明なら「不明」とする
・検討中・確認中の内容を決定事項にしない
・元メモで曖昧な内容は断定しない

出力：
1. 会議概要
2. 決定事項
3. 未決事項
4. 次の行動
5. 確認が必要な点

会議メモ：
（ここにメモ）

「不足情報も補って完全な議事録にしてください」とは指示しません。元メモにない情報を埋めると、読みやすくても事実と違う議事録になるためです。分からない項目は「不明」「未決」「要確認」と残させます。

ファイル添付を利用できる環境では、対応する文書を添付して処理できる場合もあります。ただし、対応状況や利用上限は環境によって異なり得ます。短い会議メモなら、テキストとして貼り付ける方が入力範囲を確認しやすく、この記事の手順を再現しやすくなります。

生成された下書きで確認すること

以下は、上記プロンプトで目指す出力形式を示す説明用例です。ChatGPTへ実際に送信して得た出力ではありません。

体裁が整っていても、正しいとは限りません。元メモと横に並べ、次の項目を確認します。

• 元メモにない決定を追加していないか。
• 検討中・確認中の事項を決定扱いしていないか。
• 担当者が別の人に変わっていないか。
• 期限の日付が変わっていないか。
• 未決事項を消していないか。
• 条件や例外を省略していないか。
• 曖昧な表現を勝手に断定していないか。
• 重要な情報そのものが抜けていないか。

誤りの確認は、追加された内容を探すだけでは不十分です。たとえば「現行のExcel申請は10月14日分まで」が消えると、新旧の申請方法をどこで切り替えるか分からなくなります。増えた情報と、消えた情報の両方を確認してください。

AIが間違えやすい箇所を元メモと照合する

「確認中」を確定事項に変えていないか

悪い例：スマートフォンからも新システムを利用できる。

この事実は元メモにありません。元メモにあるのは「スマホ対応は確認中」と「鈴木さんが10月5日までに確認する」です。利用できると確定したように書くのは誤りです。

修正：スマートフォン対応の可否は、鈴木さんが10月5日までに確認する。

完成議事録では、スマートフォン対応可否を未決事項にも残します。確認する行動が決まっていても、確認対象の答えまで決まったわけではありません。

将来の対応を勝手に約束していないか

悪い例：CSV出力は後日対応する。

元メモから分かるのは、「今回の開始には間に合わないかもしれない」「CSVがなくても申請自体は可能」「開始条件にはしない」「対応時期は未決」までです。後日必ず対応するという決定は記録されていません。

修正：CSV出力の対応時期は未決。

「開始条件にしない」は決定事項ですが、「いつ対応するか」は未決事項です。同じCSVの話でも、確定している範囲を分けます。

切替条件が抜けていないか

「新システムは10月15日開始」だけが残り、「Excel申請は10月14日分まで」が抜けると、10月14日以前の申請をどちらで処理するかが曖昧になります。短く要約するほど、こうした境界条件が落ちることがあります。

下書きと元メモを照合するときは、決定事項、未決事項、次の行動の件数だけでなく、日付、否定表現、「条件にしない」のような例外も確認します。

修正後の完成議事録

照合結果を反映すると、今回の架空会議は次の形に整理できます。

この完成例でも、スマートフォン対応済みとは書いていません。CSV出力についても、将来の対応を約束せず、開始条件から外す決定と、対応時期が未決であることを分けています。

ChatGPTに任せやすい部分と人が確認する部分

ChatGPTに任せやすい部分

• 雑多なメモの並べ替え
• 決定事項・未決事項・次の行動への見出し分類
• 箇条書き化
• メモに明記された担当者と期限の抽出
• 意味を変えない範囲で文章を短く整えること

人が確認する部分

• その内容が本当に決定したか
• 発言者と作業担当者が正しいか
• 期限、数字、固有名詞が正しいか
• 未決事項が残っているか
• 条件・例外・否定表現が落ちていないか
• その情報をChatGPTへ入力してよいか

ChatGPTは会議の意思決定者ではありません。整った文に分類できても、会議中の承認権限や参加者の合意を新たに作ることはできません。判断できない箇所は、参加者や決定者へ確認します。

機密情報を扱うときの注意

会議メモには、顧客名、個人情報、未公開製品情報、契約情報、社内機密、パスワードや認証情報が含まれることがあります。入力する前に、所属組織のAI利用ルール、契約、許可されたアカウントとワークスペース、扱える情報の範囲を確認してください。分からない場合は入力せず、情報管理部門や管理者へ確認します。

OpenAIの現行案内では、個人向けサービスには、会話をモデル改善に利用するかなどを管理するData Controlsがあります。一方、ChatGPT Business、Enterprise、Eduなどの業務・管理対象ワークスペースでは、既定のモデル改善利用や管理者が制御できる項目など、個人向け環境とデータの扱いが異なります。管理対象アカウントでは、組織の契約と内部ポリシーも適用されます。

Data Controlsの設定を変えたことと、会社の機密情報を入力してよいことは別問題です。個人向けChatGPTと、会社が正式に許可したBusinessやEnterpriseなどの環境を同一視しないでください。利用環境が許可されていても、入力できる情報の範囲は組織のルールに従います。

今回の記事で使った会議メモは、実在する会社・人物・案件と無関係の架空データです。

通常の議事録の書き方との使い分け

この記事は、ChatGPTを使って下書きを作り、元メモと照合・修正する手順に絞っています。AIを使わず、人が提案・決定・条件付き合意・未決事項をどう見分けるかは、議事録の書き方｜会議メモから決定事項・未決事項・次の行動を整理する例文で詳しく確認できます。

会議前に、何を共有・相談・決定するかを整理する場合は、会議アジェンダの作り方を使います。会議後に作業の現在地や見込みを上司へ伝える場合は、進捗報告メールの書き方が別の役割を持ちます。議事録の確認中に、自分だけでは決められない問題や早めの判断依頼が必要になった場合は、エスカレーションの基準と伝え方を参照してください。

まとめ

ChatGPTで議事録を作るときは、手元の会議メモと「書かれていない事実を追加しない」「不明なら不明とする」という指示を渡し、決定事項・未決事項・次の行動に分けた下書きを作ります。

完成条件は、読みやすい出力が返ることではありません。元メモにない決定の追加、確認中事項の断定、担当者や期限の変更、未決事項や条件の欠落がないかを人が照合し、直した状態が完成です。ChatGPTの出力をそのまま提出せず、元情報に戻って確認してください。

OpenAI公式確認先：Use ChatGPT、How OpenAI handles data in consumer services、Data access for your managed ChatGPT account（2026年9月28日確認）。