業務改善・標準化

会議室の予約変更は、変更後の予約が利用できる状態か、変更前の予約が不要になった場合に取り消されているかを、分けて確認します。「新しい予約を申し込んだ」「取消の連絡を送った」だけで、両方とも完了にしないことがポイントです。 まず、同じ予定を編...

古い申請書で社内の依頼が届いたら、適用する様式、不足している項目、受付や承認の状態を分けて確認します。作成日が古いことだけで受け付けたり、旧版という理由だけで全項目を書き直してもらったりせず、現行の運用と受信内容を照合するのが出発点です。 ...

備品の管理番号が読めないときは、同じ型番・同じ保管場所というだけで台帳の備品と決めず、現物で読めた情報と台帳の記録を分けて照合します。まだ対応する行が分からないなら、確認中のメモを残して管理担当へ引き渡します。 この記事では、棚卸しでラベル...

課題管理表に似た行が増えたときは、先に削除せず、同じ課題かを確認し、対応を追う代表IDと元のIDを結び付けます。件名が似ていても、困っている対象や完了条件が違うなら、別の課題として残します。 この記事では、すでに二重登録された課題を整理する...

「作業は合計7時間だから、明日には終わる」と考えても、担当者がその仕事に使える時間や、確認を受けられる時間によって完了日は変わります。 納期を見積もるときは、必要な作業時間と、着手してから完了するまでの期間を分けることが大切です。作業を担当...

業務棚卸しは、一覧を作って終わりではありません。次は、棚卸し済みの業務を見ながら、「やめる・減らす・まとめる・残す・要確認」に分類します。 ただし、手間がかかる仕事が、そのまま「やめる仕事」になるわけではありません。法令・契約・顧客要求・社...

業務マニュアルの更新は、本文を書き換えて保存しただけでは完了しません。変更点が分からない、共有フォルダに旧版が残る、関係者が新手順を知らないといった状態では、更新前の作業が続く可能性があります。 この記事では、既にある業務マニュアルを対象に...

業務フロー図は、作業名を順番に並べるだけでは完成しません。誰が処理し、次に誰へ渡し、何を条件に分岐し、不備があれば誰へ返してどこから再開するかまでつなぎます。最後に完了地点を決めれば、担当間で仕事が宙に浮く箇所を確認できます。 この記事では...