ビジネス文書・報告・依頼 資料レビューの指摘への回答例｜修正済み・見送り・要確認の書き方
レビュー指摘への回答を、修正済み・対応見送り・要確認の3場面で解説。対象資料の版、修正箇所、判断理由、再確認の依頼を伝える例文と確認項目を紹介します。
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業務改善・標準化 会議室の予約変更で確認すること｜新予約の確定と旧予約の取消を分ける
会議室の予約変更は、変更後の予約が利用できる状態か、変更前の予約が不要になった場合に取り消されているかを、分けて確認します。「新しい予約を申し込んだ」「取消の連絡を送った」だけで、両方とも完了にしないことがポイントです。
まず、同じ予定を編...
業務改善・標準化 古い申請書で依頼が届いたときの確認方法｜不足項目と差し戻しを分ける
古い申請書で社内の依頼が届いたら、適用する様式、不足している項目、受付や承認の状態を分けて確認します。作成日が古いことだけで受け付けたり、旧版という理由だけで全項目を書き直してもらったりせず、現行の運用と受信内容を照合するのが出発点です。
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業務改善・標準化 備品の管理番号が読めないときの確認方法｜台帳と現物の照合メモ
備品の管理番号が読めないときは、同じ型番・同じ保管場所というだけで台帳の備品と決めず、現物で読めた情報と台帳の記録を分けて照合します。まだ対応する行が分からないなら、確認中のメモを残して管理担当へ引き渡します。
この記事では、棚卸しでラベル...
業務改善・標準化 なぜなぜ分析の書き方｜「確認不足」で止めない事務作業の記入例
なぜなぜ分析で「確認不足」と書いて止まったら、何を、どの資料と比べ、どこまで確認したと分かるのかに戻ります。理由を思いついても、記録がなければ原因として確定せず、仮説と次の確認を残します。
この記事では、見積書の数量違いという架空の事務作業...
ビジネス文書・報告・依頼 電話メモの書き方｜折り返し希望・未確認・引き渡しを分ける
電話メモは、誰から何の用件で電話があったかに加え、折り返しの希望、まだ確認できていないこと、担当者への引き渡し状況を残すと、次の人が動きやすくなります。「12時までに電話がほしい」という相手の希望を、担当者が約束した期限として書かないことが...
ビジネス文書・報告・依頼 エスカレーションを受けたときの回答例｜調査・着手・保留を分ける
エスカレーションを受けたときは、「確認しました」だけで終わらせず、何を進めてよいか、誰が次に動くか、いつ返すかを伝えると、相談した担当者が迷わず動けます。受領の返事、調査の許可、実作業の承認は分けて書きます。
この記事では、小チームで通常業...
業務改善・標準化 課題管理表の重複を整理する方法｜代表IDと履歴を残す記入例
課題管理表に似た行が増えたときは、先に削除せず、同じ課題かを確認し、対応を追う代表IDと元のIDを結び付けます。件名が似ていても、困っている対象や完了条件が違うなら、別の課題として残します。
この記事では、すでに二重登録された課題を整理する...
Excel・業務データ整理 Excelでコピーした日付が4年ずれるとき｜ブック設定と直す行を確認する
別のExcelブックへ日付を渡したら、元と約4年違う日付になった。そんなときは、コピー元と受取先が使う「1900年・1904年の日付システム」を確認します。同じ日付でも、2つの基準では内部の数値が1462違います。
ただし、約4年ずれたと...
業務改善・標準化 納期の見積もり方｜工数と確認待ちを分ける記入例
「作業は合計7時間だから、明日には終わる」と考えても、担当者がその仕事に使える時間や、確認を受けられる時間によって完了日は変わります。
納期を見積もるときは、必要な作業時間と、着手してから完了するまでの期間を分けることが大切です。作業を担当...