改善案の比較表の作り方｜条件と未確認事項から試す1案を選ぶ

改善案を比べるときは、先に「どの問題を、どこまで改善したいか」をそろえ、同じ条件で各案を並べます。原因への対応、実施できる条件、負担や影響、リスク、確認方法を比べると、まず試す案と、確認が必要な案を分けられます。

この記事では、小チームの依頼対応を題材に、比較表から「Aを小さく試す・Bは保留・Cは今回は採用しない」と判断する完成例を示します。例の組織、依頼、現状、権限、改善案はすべて説明用の架空設定です。

最初に、比較する問題と目的をそろえる

「便利そう」「手間が減りそう」だけで比べると、案ごとに解こうとしている問題が違うまま、良さを競わせてしまいます。比較表を作る前に、次の項目を短く書きます。

• 対象の問題：どの仕事で、何に困っているか。
• 確認できた事実：記録や現物から、何が分かっているか。
• 原因の仮説：何が問題を起こしていると考えるか。まだ確定していない点も残す。
• 改善の目的：何ができる状態にしたいか。
• 必須条件：権限、情報の扱い、他部署への影響など、満たさなければ進められない条件は何か。

目的が「依頼の返信担当を分かるようにする」なら、通知を増やすだけの案が、その目的に対応しているかを先に確かめます。実施しやすさだけで選ぶと、問題が残る可能性があります。

架空例｜返信担当が分からない依頼を減らしたい

ある小チームには、社内資料の軽微な修正依頼がメールとチャットで届きます。誰が最初の返事をするか分からず、未対応や二重対応が起きています。

比較のため、次の条件が確認できている架空設定にします。

• 受付記録には、返信担当を決める欄や工程がない。担当が不明だった依頼を追える記録もない。
• 今の受付口は他部署も使っており、小チームだけでは変更できない。
• 小チームには既存の共有一覧と受付当番がある。この種類の依頼情報を一覧へ記録する権限と、当番で確認するチーム内の合意がある。
• フォーム導入の費用、利用権限、担当を振り分ける機能は、まだ確認していない。

原因の仮説は「受付と返信担当を結びつける工程がないことが、担当不明の一因ではないか」です。原因が確定したとは扱いません。

目的は、この種類の依頼について、受付済みか、誰が返事をするか、返信が済んだかを、人が追える状態にすることです。他部署の受付方法を無断で変えず、権限のある情報だけを記録し、試行を止めても元の受付へ戻せることを必須条件にします。

目的に必要な比較条件を選ぶ

この例では、比較条件を次の5つに絞ります。すべての記事や職場で同じ5つを使う必要はありません。目的と必須条件に合わせて選んでください。

1. 原因への対応：原因の仮説に対応する工程があるか。
2. 実施条件：権限、協力、利用できる機能などが確認できているか。
3. 影響と負担：誰の仕事が変わり、準備と継続運用に何が増えるか。
4. リスクと戻し方：何が困り事になり得るか。試行を止めるときに何を引き継ぐか。
5. 確認方法：実施後に何を見れば、目的への適合や問題点が分かるか。

費用が重要なら、影響と負担の欄で、追加支出、既存環境の費用、準備の作業、継続の作業を分けます。未計測の時間や費用は「不明」「見積もり未取得」と書き、ゼロや低い点数へ置き換えません。

改善案の比較表｜Aは試行、Bは保留、Cは今回不採用

比較する3案は、A「既存一覧で受付と返信担当を結ぶ」、B「受付フォームへ一本化して担当を振り分ける」、C「期限前の催促だけを強化する」です。以下も架空例です。

Aを選ぶ理由は、最も安い、最高得点、効果が確実だからではありません。この架空設定で、原因への対応と必須条件を確認でき、対象を限定して確かめられるからです。

Bの未知は、単なる欠点として採点するより、「何を確認すれば次の判断ができるか」として残します。Cを不採用にするのは今回の目的に合わないためで、催促そのものに価値がないという判断ではありません。

選択・保留・不採用の理由を残す

表を埋めたら、選んだ案だけでなく、保留と不採用の理由も短く記録します。この例なら、次のように残せます。

• A：受付と担当を結ぶ工程があり、記録権限と当番の合意がある。対象の依頼種類だけで、追跡できるかと負担を確認する。
• B：他部署の同意、利用権限、具体機能、費用が未確認。確認が終わるまで実施を保留する。
• C：期限催促だけでは担当未定を解消しないため、今回の案にはしない。期限忘れが問題だと分かった場合は再検討する。

この形なら、「なぜその案か」を比較表の記載へ戻って説明できます。重要な情報が欠ける場合は、無理に1案を選ばず、確認する項目と確認先を決めます。

まず試す範囲と、実施後の確認を決める

Aは、社内資料の軽微な修正依頼だけを対象にします。受け取った人が既存一覧へ受付を記録し、受付当番が返信担当の未定を確認します。本格導入や他の依頼種類への拡大を、この比較だけで決めません。

開始前に、記録する人、当番の引継ぎ、確認する時点、停止時の担当を決めます。この架空例では、次のチームの振り返りで記録を持ち寄り、継続、修正、停止、判断保留のいずれかを決める想定です。

• 追跡できるか：対象の原依頼から、受付、返信担当、返信済みかを確認できるか。
• 問題は残ったか：未対応、二重対応、転記不一致の事実を、対象の依頼数と期間とともに残す。
• 負担はどうか：受付記録と引継ぎの実作業時間、当番の負担、追加費用と既存費用を別々に確認する。
• 止める条件：権限外の情報が必要になる、当番負担を維持できない、原依頼と一覧の不一致を照合できない場合は、停止または修正して引き継ぐ。

小さな試行の前後差だけで「Aが原因で改善した」とは言い切れません。対象や期間の違いも確認し、確認できた事実と、まだ不明な効果を分けます。

前提が変わったら、同じ表で判断し直す

比較表は、最初に選んだ案を守るための資料ではありません。前提が変われば、結論も変わります。

• Aの記録権限や当番の合意が不明：Aも保留にする。担当や権限を都合よく補わない。
• 実際は担当が決まっており、期限忘れが問題：原因の仮説を見直す。Aを固定せず、Cの役割も含めて再比較する。
• Aの試行で、原依頼と一覧の不一致が確認できない：成功扱いで続けず、停止や修正を検討して担当を引き継ぐ。

未確認事項は確認が済むまで残します。数字が分からないことと、条件を満たさないことは、判断上の扱いが異なります。

改善案の比較表テンプレート

次の項目をコピーし、目的に必要な比較条件だけを使ってください。案を増やす前に、同じ問題を比較しているか確かめます。

対象の問題：
確認できた事実：
原因の仮説／未確認の原因：
改善の目的：
必須条件：

案の名前：
原因への対応：
実施条件／未確認の依存：
影響・準備の負担・継続の負担：
リスク／止めるときの引継ぎ：
実施後の確認方法：

まず試す案と理由：
保留する案と、先に確認すること：
今回は採用しない案と理由：
試す対象／確認する時点／確認する人：
継続・修正・停止・保留を決めるために残す記録：

試行の承認が必要なら、選択理由と未確認事項を業務改善提案書へまとめます。採用・承認後の担当や期限は施策実行計画表で整理し、実施後に事実と次の確認を伝える必要があれば施策の効果検証レポートへ進めます。

比較方法の参考資料

ASQのDecision Matrixは、評価基準に沿って候補を比較する方法を説明しています。本記事の表はその考え方を参考に、必須条件、確認できた事実、未知、試行後の確認を言葉で並べる実務上の整理です。架空例の選択は、実測された効果や公式に推奨された特定施策ではありません。